Regulamin

REGULAMIN

POSTĘPOWANIA MEDIACYJNEGO

Centrum Arbitrażu i Mediacji w Opolu

przy Opolskiej Izbie Gospodarczej

 

Rozdział I

POSTANOWIENIA WSTĘPNE

§ 1

1.  Regulamin określa zasady prowadzenia postępowania mediacyjnego w celu ugodowego załatwienia sporu, w tym zwłaszcza sporu, w którym co najmniej jedną ze stron jest przedsiębiorca, przekazanego do rozwiązania w ramach działalności Centrum Arbitrażu i Mediacji w Opolu przy Opolskiej Izbie Gospodarczej.

2.  Ilekroć w treści niniejszego Regulaminu mowa jest o:

1) Centrum - należy przez to rozumieć Centrum Arbitrażu i Mediacji w Opolu działające przy Opolskiej Izbie Gospodarczej;

2) Izbie - należy przez to rozumieć Opolską Izbę Gospodarczą;

3) mediatorze - należy przez to rozumieć mediatora wpisanego na listę mediatorów Centrum;

4) kierowniku sprawy - należy przez to rozumieć Dyrektora Centrum lub innego członka Zespołu Centrum, którego Dyrektor Centrum upoważnił do pełnienia zadań kierownika konkretnej sprawy.

§ 2

1. Centrum organizuje sesje mediacyjne jeżeli strony zwróciły się o pomoc w rozwiązaniu sporu przez mediatora lub też wyraziły zgodę na mediację zaproponowaną przez Centrum.

2. Centrum może zorganizować indywidualne lub grupowe sesje informacyjne w celu poinformowania skonfliktowanych stron o możliwościach rozwiązania sporu w formie mediacji przeprowadzonej przez Centrum.

3. Indywidualne sesje informacyjne mogą mieć również miejsce w przypadku skierowania wniosku o wszczęcie postępowania tylko przez jedną stronę konfliktu - jeżeli wnioskodawca zawnioskuje o przeprowadzenie takiej sesji z drugą stroną.

4. Strony sporu i mediator mogą zgodnie określić reguły postępowania mediacyjnego odmienne od reguł zawartych w niniejszym Regulaminie, za wyjątkiem jednak postanowień Rozdziału X, dotyczącego kosztów postępowania mediacyjnego.

§ 3

1. W przypadku skierowania przez sąd mediacji sądowej do konkretnego mediatora wpisanego na listę mediatorów Centrum lub też na adres Centrum  - organizatorem procesu mediacji jest Centrum.

2. W przypadku, o którym  mowa w ust. 1, przepisy niniejszego Regulaminu stosuje się odpowiednio.

Rozdział II

PODSTAWOWE ZASADY

POSTĘPOWANIA MEDIACYJNEGO

§ 4

Strony kierując sprawę do mediacji zobowiązują się współpracować z mediatorem i działać w dobrej wierze, w szczególności w zakresie przedkładanych dokumentów, udzielanych informacji, zajmowanych stanowisk oraz rozwiązań konfliktu w spornej sprawie.

§ 5

1. Przebieg postępowania mediacyjnego ma charakter poufny.

2. Informacje uzyskane przez mediatora w trakcie mediacji lub też fakty, o których dowiedział się w związku z prowadzeniem mediacji, mediator obowiązany jest zachować w tajemnicy i nie może ich ujawniać, chyba że ujawnienia informacji wymagają powszechnie obowiązujące przepisy prawa lub też wszystkie strony sporu wyraziły na piśmie wyraźną zgodę na ujawnienie informacji.

3. Informacje uzyskane przez mediatora w trakcie mediacji od jednej ze stron mogą być przekazane drugiej stronie jedynie za jej wyraźną zgodą.

4. Obowiązek zachowania poufności istnieje również po zakończeniu postępowania mediacyjnego.

5. Poza mediatorami Centrum do zachowania poufności zobowiązane są także organy Centrum i pozostali członkowie zespołu Centrum. Osoby te zobowiązane są w szczególności do nieujawniania osobom trzecim treści propozycji ugodowych lub innych oświadczeń składanych w postępowaniu mediacyjnym, o których powzięły wiedzę w związku z pełnionymi przez siebie obowiązkami i funkcjami.

6. Strony postępowania mediacyjnego zobowiązane są do zachowania poufności i nie mogą wykorzystywać ani przedstawiać w charakterze dowodów w postępowaniu sądowym, arbitrażowym lub innym, jakichkolwiek informacji ujawnionych w trakcie postępowania mediacyjnego, a w szczególności:

1) ustępstw poczynionych w trakcie postępowania mediacyjnego;

2) propozycji rozwiązań konfliktu;

3) faktu, że jedna strona wyrażała zamiar lub nie wyrażała zamiaru przyjęcia propozycji drugiej strony.

§ 6

            Postępowanie mediacyjne ma charakter dobrowolny. Mediator zobowiązany jest do poinformowania stron na wstępie postępowania mediacyjnego, że mają one prawo do odstąpienia od mediacji na każdym jej etapie.

§ 7

1. Strona może być reprezentowana w postępowaniu mediacyjnym przez pełnomocnika.

2. Pełnomocnikiem strony może być każda osoba posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych.

§ 8

W sesjach mediacyjnych mogą uczestniczyć osoby trzecie za zgodą mediatora i stron mediacji.

§ 9

1. W przypadku sporu wymagającego do jego rozwiązania wiedzy specjalnej, mediator może zaproponować stronom postępowania mediacyjnego skorzystanie z pomocy odpowiedniego eksperta. Decyzję o skorzystaniu z pomocy eksperta podejmują wspólnie strony postępowania mediacyjnego.

2. Mediator, współpracując z ekspertami, o których mowa w ust. 1, nie może naruszyć obowiązujących go zasad poufności.

3. W trakcie mediacji mediator nie może występować w roli eksperta, o którym mowa w ust. 1, nawet jeżeli posiada fachową wiedzę z danej dziedziny, z którą związana jest sporna sprawa.

Rozdział III

ZADANIA I OBOWIĄZKI MEDIATORA

§ 10

1. Mediator prowadzi mediację zgodnie z postanowieniami niniejszego Regulaminu, z zachowaniem Zasad Etyki Centrum stanowiących Załączniki nr 1 i 2 do Regulaminu.

2. Rolą mediatora jest pomoc stronom w rozwiązaniu konfliktu.

3. W przypadku rażącego naruszenia przez mediatora postanowień niniejszego Regulaminu lub Zasad Etyki Centrum mediator, niezależnie od odpowiedzialności na zasadach ogólnych, podlega skreśleniu z listy mediatorów Centrum.

§ 11

1. Mediator prowadząc mediację kieruje się zasadami neutralności, bezstronności i poufności.

2. Mediator składa do akt każdej sprawy przed rozpoczęciem pierwszego posiedzenia mediacyjnego:

1) pisemne oświadczenie, w którym oświadcza, że zachowa poufność przebiegu mediacji

2) pisemne oświadczenie o swojej bezstronności i neutralności, w którym wskazuje wszelkie okoliczności mogące wywołać uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności i neutralności w sprawie. W szczególności mediator zobowiązany jest do podania okoliczności z okresu ostatnich 3 lat dotyczących relacji pomiędzy nim a stronami sporu i pomiędzy nim a pełnomocnikami stron sporu.

§ 12

1. Mediator nie rozstrzyga sporu pomiędzy stronami postępowania mediacyjnego i nie udziela stronom porad prawnych.

2. Mediator może w trakcie mediacji sporządzać notatki jedynie na własny użytek. Z chwilą zakończenia mediacji mediator obowiązany jest zniszczyć notatki.

§ 13

1. Mediator może odmówić prowadzenia mediacji jedynie z ważnych powodów.

2. Ważnymi powodami, o których mowa w ust. 1 jest w szczególności istnienie lub też pojawienie się okoliczności mogących mieć wpływ na neutralność albo bezstronność mediatora w danej sprawie.

3. W przypadku, gdy mediator odmawia prowadzenia mediacji obowiązany jest do niezwłocznego zawiadomienia o tym fakcie Dyrektora Centrum oraz strony sporu, wskazując powody odmowy prowadzenia mediacji.

4. Mediator powinien mieć na względzie, że powody, o których mowa w ust. 1-2 stanowią wyjątek od zasady pozostawania przez mediatora w gotowości do przeprowadzenia mediacji.

5. Mediator nie powinien bezzasadnie korzystać z instytucji odmowy mediacji.

6. Powtarzające się odmowy prowadzenia mediacji z przyczyn innych niż wskazane w ust. 2 stanowią podstawę do skreślenia mediatora z listy mediatorów Centrum.

§ 14

            Jeżeli mediację prowadzi więcej niż jeden mediator, mediatorzy obowiązani są   współpracować ze sobą.

Rozdział IV

WSZCZĘCIE POSTĘPOWANIA MEDIACYJNEGO

§ 15

Postępowanie mediacyjne może być wszczęte:

1) na zgodny wniosek stron, w tym zwłaszcza w przypadku gdy strony wiąże umowa o mediację;

2) na wniosek jednej ze stron pod warunkiem, że pozostałe strony wyraziły zgodę na mediację;

3) z inicjatywy Centrum, jeśli strony wyraziły zgodę na mediację;

4) w wyniku skierowania sprawy do mediacji przez sąd.

§ 16

1. Wniosek o wszczęcie mediacji, o którym mowa w § 15 pkt 1 i 2 zawiera:

1) oznaczenie stron postępowania mediacyjnego, ich dane teleadresowe, dane pełnomocników jeśli będą uczestniczyć w mediacji, dane teleadresowe pełnomocników, w tym wskazanie adresu e-mail, oraz pełnomocnictwa do uczestniczenia w mediacji;

2) oświadczenia stron o wyrażeniu zgody na mediację;

3) określenie okoliczności sporu;

4) oświadczenie stron o zapoznaniu się i akceptacji treści Regulaminu postępowania mediacyjnego Centrum;

5) oświadczenie stron o zachowaniu poufności przebiegu mediacji;

6) wskazanie mediatora lub mediatorów albo wniosek o wyznaczenie mediatora przez Prezesa Centrum.

2. Do wniosku należy dołączyć kopię umowy o mediację – jeżeli strony zawarły taką umowę na piśmie.

3. Wniosek o wszczęcie mediacji może zawierać wskazanie miejsca przeprowadzenia mediacji, jeżeli wolą stron jest by mediacja została przeprowadzona poza siedzibą Centrum, przy czym wniosek taki musi zostać jednocześnie zaopatrzony w oświadczenia stron o poniesieniu przez strony dodatkowych wydatków związanych z prowadzeniem mediacji w miejscu innym aniżeli siedziba Centrum.

4. Wniosek może zawierać także inne dane i inne załączniki niż te, o których mowa w ustępach poprzedzających, jeżeli ich podanie jest istotne z punktu widzenia przedmiotu sprawy i może mieć wpływ na przebieg postępowania mediacyjnego.

5. Do wniosku o wszczęcie mediacji należy dołączyć dowód uiszczenia opłaty wstępnej, o której mowa w § 31 niniejszego Regulaminu.

6. Wniosek składany przez jedną ze stron zawiera odpis wniosku dla pozostałych stron wraz z jego załącznikami.

§ 17

1. Jeżeli wniosek o przeprowadzenie mediacji nie odpowiada wymogom formalnym określonym w § 16 ust. 1, 2, 5 i 6, kierownik sprawy wzywa stronę składającą wniosek do uzupełnienia braków w określonym terminie, nie krótszym niż 5 dni.

2. W przypadku nieuzupełnienia wniosku w terminie, o którym mowa w ust. 1, kierownik sprawy odmawia przyjęcia wniosku.

3. Centrum dba o bezpieczeństwo danych osobowych przetwarzanych w związku z procedurą wszczęcia i prowadzenia postępowania mediacyjnego. Centrum zapewnia zgodność działań z zasadami ochrony danych osobowych wynikającymi z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w tym w szczególności z RODO.

§ 18

1. Postępowanie mediacyjne uważa się za wszczęte:

1) w przypadku, gdy strony wiąże umowa o mediację:

a) z chwilą złożenia zgodnego wniosku stron lub

b) z chwilą doręczenia przez Centrum wniosku o przeprowadzenie mediacji drugiej stronie w przypadku gdy wniosek o mediacje złożony został przez jedną tylko ze stron

- pod warunkiem uiszczenia opłaty wstępnej od wniosku w wysokości określonej w Taryfie Opłat Mediacyjnych Centrum obowiązującej w dniu złożenia wniosku;

2) w każdym innym przypadku aniżeli przypadek określony w pkt 1 - z chwilą wyrażenia zgody na mediacją przez wszystkie strony pod warunkiem uiszczenia opłaty wstępnej od wniosku w wysokości określonej w Taryfie Opłat Mediacyjnych Centrum obowiązującej w dniu złożenia wniosku.

2. Niezwłocznie po wpłynięciu kompletnego i poprawnie opłaconego wniosku o wszczęcie mediacji lub po wyrażeniu zgody na mediację przez drugą stronę - w przypadku wniosku złożonego przez jedną tylko ze stron, kierownik sprawy zwraca się do stron o uiszczenie zryczałtowanej opłaty mediacyjnej, o której mowa w § 31 ust. 1 pkt. 1 Regulaminu.

3. W przypadku nieuiszczenia opłaty w zakreślonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, postępowanie mediacyjne uważa się za niewszczęte.

4. W przypadku niewszczęcia postępowania zwraca się stronom wszelkie pisma i dokumenty dotyczące sprawy sporne przedłożone Centrum.

5. W przypadku mediacji ze skierowania sądowego, do wszczęcia mediacji stosuje się odpowiednie przepisy kodeksu postępowania cywilnego i kodeksu cywilnego.

Rozdział V

WYZNACZENIE MEDIATORA

§ 19

1. Mediację prowadzi mediator lub mediatorzy wskazani przez strony z listy mediatorów Centrum.

2. Jeżeli strony we wniosku o wszczęcie mediacji nie wskazały osoby mediatora ani nie zawarły wniosku o wyznaczenie mediatora przez Prezesa Centrum, kierownik sprawy zawiadamia o tym strony mediacji i wyznacza spotkanie proceduralne ze stronami w ciągu 5 dni w celu wyboru mediatora.

3. Kierownik sprawy przedstawia stronom listę mediatorów Centrum dla wspólnego wyboru mediatora.

4. Jeżeli strony nie osiągną porozumienia, co do wyboru osoby mediatora, kierownik sprawy zażąda od każdej ze stron wskazania w terminie 5 dni trzech preferowanych nazwisk z listy mediatorów Centrum w kolejności preferencji.

5. W przypadku, gdy na listach stron pojawi się wspólne nazwisko, kierownik sprawy przyjmuje, że strony dokonały wyboru osoby mediatora. Jeżeli jednak powtórzy się więcej niż jedno nazwisko wybór dokonany zostanie według wskazanej przez strony kolejności preferencji.

6. Jeżeli strony nie wskazały osoby mediatora w trybie określonym w ustępach 2-5, mediatora wyznacza Prezes Centrum z listy mediatorów Centrum.

7. Wybrany mediator potwierdza niezwłocznie przyjęcie funkcji mediatora w określonej sprawie, nie później jednak niż w terminie 3 dni od dnia zawiadomienia go przez kierownika sprawy o dokonanym wyborze stron lub też wyznaczeniu przez Prezesa Centrum.

§ 20

1. W przypadku, gdy wskazany przez strony mediator nie może prowadzić mediacji, odmówił prowadzenia mediacji lub został skreślony z listy mediatorów Centrum, kierownik sprawy wzywa strony do wskazania innego mediatora z listy mediatorów Centrum, zgodnie z procedurą określoną w § 19 ust. 2-5.

2. W przypadku niewskazania mediatora przez strony w trybie określonym w § 19 ust. 2-5, kierownik sprawy zwraca się do Prezesa Centrum o niezwłoczne wyznaczenie mediatora.

§ 21

1. Każda ze stron może w trakcie mediacji zrezygnować z mediatora bez zakończenia postępowania mediacyjnego. W takim przypadku stosuje się odpowiednio postanowienia § 19.

2. W przypadku rezygnacji z mediatora i wskazania lub wyznaczenia nowego mediatora, mediatorowi, z którego usług zrezygnowano, wynagrodzenie nie przysługuje. Postanowienie to nie dotyczy wynagrodzenia mediatora, który prowadził mediację ze skierowania sądu.

3. Strony mogą wyrazić zamiar powierzenia procesu mediacji więcej niż jednemu mediatorowi. W takim przypadku postanowienia § 19 i § 20 stosuje się odpowiednio.

Rozdział VI

PRZEBIEG POSTĘPOWANIA MEDIACYJNEGO

§ 22

1. Postępowanie mediacyjne przeprowadzane jest na sesjach mediacyjnych.

2. Sesje mediacyjne prowadzone są wyłącznie przez mediatorów wpisanych na listę mediatorów Centrum.

§ 23

1. Mediator prowadzi mediację w sposób, jaki uzna za właściwy dla danej sprawy spornej, z poszanowaniem reguł wynikających z przepisów obowiązującego prawa, Zasad Etyki Centrum, niniejszego Regulaminu i umowy stron, kierując się zasadami bezstronności, neutralności i dobrowolności mediacji.

2. Mediacja może być prowadzona na sesji wspólnej z udziałem wszystkich stron lub na sesjach odrębnych z każdą ze stron oddzielnie.

3. Mediator obowiązany jest do zachowania symetrii w indywidualnych kontaktach ze stronami.

4. Jeżeli co najmniej jedna ze stron postępowania mediacyjnego przejściowo nie może uczestniczyć w postępowaniu mediacyjnym, w szczególności gdy ze względu na stan fizyczny lub psychiczny nie jest zdolna do uczestniczenia w mediacji, mediator obowiązany jest zawiesić prowadzenie postępowania mediacyjnego.

5. W przypadku, o którym mowa w ust. 4, mediator podejmuje postępowanie mediacyjne do dalszego prowadzenia jedynie pod warunkiem stwierdzenia, że ustały przeszkody, będące podstawą jego zawieszenia, jeżeli strony nadal podtrzymują zgodę na uczestniczenie w mediacji.

6. Mediator powinien dołożyć starań, aby strony porozumiały się podczas pierwszego wspólnego posiedzenia mediacyjnego.

§ 24

1. Postępowanie mediacyjne prowadzi się w siedzibie Centrum.

2. Na zgodny wniosek stron mediacja może być prowadzona za zgodą mediatora poza siedzibą Centrum pod warunkiem pokrycia przez strony dodatkowych wydatków związanych z prowadzeniem  mediacji w miejscu innym aniżeli siedziba Centrum.

3. W przypadku, gdy jedną ze stron mediacji jest osoba niepełnosprawna dodatkowy warunek prowadzenia mediacji w miejscu innym niż siedziba Centrum, stanowi wybór miejsca dostosowanego do szczególnych potrzeb tej osoby niepełnosprawnej.

4. Kierownik sprawy ustala miejsce i czas pierwszego posiedzenia mediacyjnego, a następnie udziela mediatorowi pomocy w ustaleniu miejsca i czasu kolejnych posiedzeń mediacyjnych.

5. Mediacja prowadzona jest w języku polskim.

6. Na zgodny wniosek stron mediacja może być prowadzona w innym języku niż język polski, pod warunkiem pokrycia przez strony kosztów tłumaczenia.

7. W przypadku jednak, gdy stroną mediacji jest osoba głucha i/lub niema, Centrum zobowiązane jest zapewnić udział w mediacji tłumacza języka migowego i samodzielnie pokryć koszty z tym związane.

Rozdział VIII

DORĘCZENIA

§ 25

1. Pisma w postępowaniu mediacyjnym doręcza się na adres e-mail strony wskazany we wniosku o wszczęcie mediacji.

2. Jeżeli strona ustanowiła pełnomocnika pisma doręcza się na wskazany przez pełnomocnika adres e-mail.

3. Jeżeli jednak Centrum nie posiada wiadomości o adresie e-mail strony albo jej pełnomocnika lub też doręczanie, o którym mowa w ustępach poprzedzających okaże się niemożliwe z przyczyn technicznych, pisma w postępowaniu mediacyjnym doręcza się za pośrednictwem poczty tradycyjnej przesyłką poleconą.

4. Strona i jej pełnomocnik mają obowiązek poinformowania Centrum o wszelkich zmianach adresu e-mail, jeżeli nim się posługują, a w każdym przypadku o wszelkich zmianach tradycyjnego adresu do doręczeń.

Rozdział IX

ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA MEDIACYJNEGO

§ 26

1. Postępowanie mediacyjne kończy się w przypadku:

1) zawarcia przez strony ugody przed mediatorem;

2) rezygnacji z prowadzenia mediacji zgłoszonej przez stronę lub strony postępowania mediacyjnego;

3) złożenia na piśmie oświadczenia mediatora o bezcelowości albo niemożności prowadzenia mediacji z uwagi na zachowanie stron, rodzaj zgłaszanych propozycji lub też fazę, w której znajduje się konflikt;

4) niewniesienia opłat, od których uzależnione jest prowadzenie mediacji;

5) wysłania przez kierownika sprawy lub przez mediatora do strony pisma związanego z mediacją wymagającego odpowiedzi i braku udzielenie tej odpowiedzi w wyznaczonym stronie terminie;

6) w przypadku ponownego, nieusprawiedliwionego niestawienia się przez tą samą stronę postępowania na posiedzenie mediacyjne.

2. Mediator powinien zakończyć postępowanie mediacyjne przed zawarciem ugody, jeżeli uzna, że:

1) przestał być bezstronny lub neutralny w sprawie;

2) strona trwale nie może uczestniczyć w postępowaniu mediacyjnym;

3) strona uczestniczy w postępowaniu mediacyjnym w celu osiągnięcia nieuczciwych korzyści majątkowych;

4) osiągnięcie porozumienia w sprawie nie jest możliwe;

5) strona chce zawrzeć porozumienie, którego skutków nie jest świadoma.

3. Niezależnie od metody zakończenia postępowania mediacyjnego, niezwłocznie po jego zakończeniu mediator sporządza protokół z przebiegu mediacji, o którym mowa w § 27.

§ 27

1. Protokół z przebiegu mediacji zawiera:

1) oznaczenie miejsca i czasu przeprowadzenia mediacji z uwzględnieniem ilości sesji mediacyjnych;

2) imię i nazwisko albo nazwę każdej ze stron;

3) imię i nazwisko mediatora oraz adres mediatora;

4) wynik mediacji.

2. Jeżeli mediacja zakończyła się ugodą, ugoda ta stanowi załącznik do protokołu.

3. Mediator sporządza ugodę jedynie na wyraźne zlecenie stron za dodatkowym wynagrodzeniem określonym w Taryfie Opłat Mediacyjnych Centrum.

4. Ugodę podpisują strony i mediator.

5. Protokół podpisuje mediator.

6. Protokół z mediacji wydaje się każdej ze stron postępowania mediacyjnego pod warunkiem uprzedniego uiszczenia przez strony pełnych kosztów związanych z zakończonym postępowaniem mediacyjnym.

7. Niezwłocznie po sporządzeniu protokołu z mediacji mediator dokonuje zniszczenia sporządzonych w toku mediacji notatek.

8. Po zakończeniu mediacji kierownik sprawy zwraca stronom dotyczące sprawy oryginały dokumentów, jeżeli oryginały takie znalazły się w posiadaniu Centrum w związku z prowadzonym postępowaniem mediacyjnym.

9. Mediator zobowiązany jest do przestrzegania zasad ochrony danych osobowych wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w tym zwłaszcza z postanowień RODO.

§ 28

Ugoda zawarta w drodze mediacji może być zatwierdzona przez sąd. Mediator    informuje strony o treści przepisów Kodeksu postępowania cywilnego odnoszących   się do procedury zatwierdzania ugody przez sąd. Mediator informuje w szczególności o tym, iż zatwierdzona przez sąd ugoda ma moc prawną ugody zawartej przed sądem i kończy postępowanie w sprawie.

§ 29

Wniosek o wszczęcie mediacji i protokół z przeprowadzonej mediacji wraz z zawartą ugodą przechowuje się w Centrum przez okres 5 lat liczony od daty wszczęcia mediacji.

Rozdział X

KOSZTY POSTĘPOWANIA MEDIACYJNEGO

§ 30

            W związku ze skierowaniem wniosku o przeprowadzenie mediacji, a następnie   prowadzoną mediacją, Centrum pobiera następujące opłaty:

1) opłatę wstępną;

2) opłatę mediacyjną;

3) zaliczkę na wydatki;

4) opłatę za sporządzenie ugody przez mediatora.

§ 31

1. Opłatę wstępną pobiera się od wniosku o wszczęcie mediacji i nie podlega ona zwrotowi.

2. Opłata wstępna wnoszona jest na rachunek bankowy prowadzony dla Centrum o nr ____________________________________ przez obie strony sporu łącznie - w przypadku wspólnego skierowania wniosku o mediację lub przez jedną ze stron - wnioskodawcę.

3. Wysokość opłaty wstępnej określa Taryfa Opłat Mediacyjnych Centrum dostępna na stronie internetowej Centrum i w siedzibie Centrum. Strona lub strony sporu obowiązane są kierować się Taryfą Opłat Mediacyjnych Centrum wiążącą w dniu składania wniosku o wszczęcie mediacji.

4. Taryfa Opłat Mediacyjnych Centrum ustalana jest zgodnie z postanowieniami Statutu Centrum.

§ 32

1. Opłaty mediacyjne pobiera się z tytułu prowadzenia postępowania mediacyjnego w postaci:

1) zryczałtowanej opłaty mediacyjnej pobieranej od każdej ze stron za pierwsze trzy godziny sesji mediacyjnych;

2) godzinowej opłaty mediacyjnej za każdą kolejną godzinę mediacji.

2. Wysokość opłat, o których mowa w ustępie poprzedzającym określa Taryfa Opłat Mediacyjnych Centrum dostępna na stronie internetowej Centrum oraz w siedzibie Centrum. Strony obowiązane są kierować się Taryfą Opłat Mediacyjnych Centrum obowiązującą w dniu składania wniosku o mediację.

3. Taryfa Opłat Mediacyjnych Centrum ustalana jest zgodnie z postanowieniami Statutu Centrum.

4. Opłaty, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2 obejmują przygotowanie się mediatora do postępowania, prowadzenie spotkań mediacyjnych oraz zakończenie postępowania.

5. Opłaty mediacyjne ponoszone są przez strony po połowie. Strony mogą umówić się również w ten sposób, że jedna ze stron poniesie koszty postępowania w całości, co jednak nie ma wpływu na zasadę neutralności i bezstronności mediatora.

6. W przypadku rezygnacji przez jedną ze stron sporu z mediacji do pierwszego posiedzenia mediacyjnego, opłaty mediacyjne, o których mowa w ust. 1 podlegają zwrotowi.

7. W szczególnych przypadkach, gdy mediator bierze udział w postępowaniu na zasadach pro-bono, Prezes Centrum może zwolnić strony z całości lub części opłat mediacyjnych, o których mowa w paragrafie niniejszym.

§ 33

1. Wydatkami są:

1) koszty podróży i noclegów mediatora;

2) koszty ekspertyz i opinii ekspertów;

3) wynagrodzenie tłumaczy;

4) koszty najmu sal, w których prowadzona była mediacja - w przypadku mediacji przeprowadzonej poza siedzibą Centrum.

2. O zasadności poniesienia wydatków każdorazowo decydują mediator i strony.

3. Czas podróży na mediację poza siedzibę Centrum określa mediator  wraz ze stronami ryczałtowo, a zwrot kosztów podróży na mediację poza siedzibę Centrum następuje po przedstawieniu odpowiednich dokumentów. Koszty te pokrywane są po połowie przez Strony, chyba że strony inaczej się umówiły.

4. Strony ponoszą wydatki w częściach równych, chyba że umówiły się inaczej.

5. Mediator może żądać wpłacenia zaliczki na poczet wydatków. Wówczas zwraca się do kierownika sprawy o wystosowanie do stron właściwego wezwania. Strony wnoszą zaliczkę po połowie, chyba że umówiły się inaczej. Całościowe rozliczenie wydatków następuje po zakończeniu postępowania mediacyjnego.

6. W przypadku zakończenia postępowania mediacyjnego przed rozpoczęciem pierwszego posiedzenia mediacyjnego strony obowiązane są uiścić wydatki poniesione w związku z organizacją sesji, w szczególności koszty podróży mediatora i koszty najmu sali poza siedzibą Centrum.

§ 34

1. Gdy strony skierują do Centrum wniosek o podpisanie przed mediatorem ugody, uprzednio wynegocjowanej przez strony, Centrum pobiera jednorazowo opłatę w wysokości określonej w Taryfie Opłat Mediacyjnych Centrum - od każdej ze stron, niezależnie od wartości przedmiotu sporu - obowiązującej w dniu wystąpienia przez strony o sporządzenie projektu ugody przez mediatora.

2. Wniosek o podpisanie ugody przed mediatorem poprzedza opłacenie opłaty wstępnej, o której mowa w § 31 niniejszego Regulaminu.

§ 35

1. W przypadku mediacji pochodzącej ze skierowania sądowego powyższe zasady dotyczące kosztów postępowania mediacyjnego stosuje się odpowiednio, z tym że nie pobiera się opłaty wstępnej.

2. Koszty postępowania mediacyjnego ustala się zgodnie z Taryfą Opłat Mediacyjnych Centrum, przy czym Prezes Centrum i Zarząd Izby przy ustalaniu Taryfy Opłat Mediacyjnych Centrum obowiązujących w przypadku mediacji pochodzących ze skierowania sądowego obowiązani są kierować się postanowieniami Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 czerwca 2016 r. w sprawie wysokości wynagrodzenia i podlegających zwrotowi wydatków mediatora w postępowaniu cywilnym. 

Rozdział XI

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 36

1. Zasady Etyki Centrum stanowią integralną część niniejszego Regulaminu.

2. Na Zasady Etyki Centrum składają się łącznie:

1) Kodeks Etyczny Mediatorów Polskich (Załącznik nr 1);

2) Europejski Kodeks Postępowania Mediatorów (Załącznik nr 2).

§ 37

W przypadku zaistnienia wątpliwości co do znaczenia poszczególnych postanowień niniejszego Regulaminu, postanowienia te podlegają wyłącznej interpretacji Prezesa Centrum.

§ 38

Za wyjątkiem przypadków winy umyślnej, mediator i Izba nie ponoszą odpowiedzialności cywilnej wobec uczestników mediacji w związku z działaniami lub zaniechaniami w mediacji rozpoczętej w całości lub części na podstawie niniejszego Regulaminu.

§ 39

Niniejszy Regulamin został przyjęty zgodnie ze Statutem Centrum przez Prezesa Centrum za zgodą Rady Opolskiej Izby Gospodarczej i obowiązuje od dnia __________________.

 

Załącznik nr 1

do Regulaminu postępowania

mediacyjnego Centrum Arbitrażu i Mediacji w Opolu

przy Opolskiej Izbie Gospodarczej

Kodeks Etyczny Mediatorów Polskich[1]

 

            Celem przyświecającym Kodeksowi jest promowanie najwyższych standardów etycznych wśród polskich mediatorów, budowanie wiarygodności zawodu mediatora wśród stron mediacji i szerokiej opinii publicznej, a także służenie pomocą mediatorom w rozstrzyganiu dylematów praktyki zawodowej. Ponieważ mediatorom powierzane są ważne, trudne a czasem bardzo bolesne sprawy, spoczywa na nich duża odpowiedzialność, aby nie zawieść zaufania stron.

            Jako że ze swej natury mediacja jest procesem płynnym i elastycznym, regulacje Kodeksu nie zmierzają do ograniczenia wolności i kreatywności mediatorów. Kodeks wyznacza standardy ogólne, uznając specyfikę niektórych rodzajów mediacji. Rada zachęca organizacje zrzeszające mediatorów poszczególnych specjalności do refleksji nad praktyką uprawiania mediacji przez swych członków i – jeśli zajdzie taka potrzeba – tworzyły regulacje uwzględniające specyfikę danego typu mediacji.

            Kodeks Etyczny Mediatorów Polskich jest ściśle powiązany ze Standardami Prowadzenia Mediacji i Postępowania Mediatora ogłoszonymi przez Radę w czerwcu 2006 roku. Jest naturalnym rozwinięciem i uzupełnieniem Standardów o wymiar etyczny pracy mediatora. Źródłem mocy Kodeksu są wartości etyczne leżące u podstaw tego zawodu. Mediatorzy pomagają stronom rozwiązać konflikt, nie stosując żadnej formy przymusu ani manipulacji. W swej pracy kierują się uczciwością, prawością, bezstronnością i dbałością o rzetelny, zgodny z regułami sztuki przebieg mediacji.

            Kodeks nie zastępuje prawa. Mediatorzy powinni znać i ściśle stosować się do przepisów prawnych, zwłaszcza tych, które odnoszą się do mediacji.

            Rada gorąco zachęca mediatorów prowadzących praktykę indywidualną, firmy świadczące usługi mediacyjne i organizacje grupujące mediatorów, aby dobrowolnie przyjmowały i stosowały lub zachęcały swych członków do stosowania Kodeksu. Rada będzie szeroko informować opinię publiczną o wszystkich, którzy zdecydowali się stosować Kodeks w swojej działalności mediacyjnej.

Zasady:

I. Mediator powinien prowadzić postępowanie mediacyjne w oparciu o zasadę samodzielności i autonomii stron konfliktu.

II. Mediator powinien w swym postępowaniu kierować się przede wszystkim dobrem i interesami stron.

III. Mediator powinien dbać o zapewnienie dobrowolności udziału stron w postępowaniu mediacyjnym.

IV. Mediator powinien tak postępować, aby wszystkie strony sporu znały i rozumiały istotę procesu mediacji, rolę mediatora i warunki ewentualnego porozumienia.

V. Mediator nie powinien podejmować się pomocy w rozwiązaniu konfliktu, gdy nie ma pełnego przekonania o swoich kompetencjach, które pozwolą mu prowadzić postępowanie rzetelnie.

VI. Mediator nie powinien prowadzić postępowania mediacyjnego, jeśli nie jest w stanie zachować bezstronności lub usunąć wątpliwości co do swojej bezstronności.

VII. Mediator powinien zachowywać poufność postępowania mediacyjnego, zarówno  przed jego rozpoczęciem, w trakcie, jak i po jego zakończeniu.

VIII. Mediator powinien unikać konfliktu interesów ze stronami i bezzwłocznie  rozwiewać wszelkie wątpliwości co do tej kwestii.

IX. Mediator nie powinien przyjmować żadnych korzyści od stron z wyjątkiem uzgodnionego wynagrodzenia. Nie powinien też czerpać korzyści z kierowania stron do innych specjalistów.

X. Mediator w swojej działalności informacyjnej i marketingowej nie powinien wprowadzać w błąd stron i opinii publicznej co do swoich kwalifikacji, kompetencji, doświadczenia, zakresu usług i opłat.

XI. Mediator powinien dostarczać stronom jasnych i jednoznacznych informacji co do swojego wynagrodzenia i wszelkich kosztów związanych z postępowaniem, w którym uczestniczą.

XII. Mediator powinien pogłębiać swoje kompetencje zawodowe w celu jak najlepszego służenia uczestnikom mediacji.

 

Załącznik nr 2

do Regulaminu postępowania

mediacyjnego Centrum Arbitrażu i Mediacji w Opolu

przy Opolskiej Izbie Gospodarczej

 

Europejski Kodeks Postępowania Mediatorów

            Niniejszy kodeks postępowania stanowi zestawienie zasad, do przestrzegania których poszczególni mediatorzy mogą się dobrowolnie zobowiązać, na swoją własną odpowiedzialność. Jest on przewidziany dla wszystkich rodzajów mediacji w sprawach cywilnych i handlowych.

            Organizacje oferujące usługi mediacyjne mogą również podjąć takie zobowiązanie poprzez zwrócenie się do mediatorów działających pod ich auspicjami o przestrzeganie kodeksu. Organizacje mają szansę udostępnić informacje dotyczące środków podejmowanych w celu wspierania przestrzegania kodeksu  przez poszczególnych mediatorów poprzez, na przykład szkolenia, ocenę i nadzór.

            Dla celów kodeksu mediacja określana jest jako każdy proces, w którym dwie lub więcej stron zgadzają się na wyznaczenie trzeciej strony - zwanej dalej "mediatorem" - w celu udzielenia pomocy stronom w rozwiązaniu sporu poprzez osiągnięcie porozumienia bez wyroku sądowego oraz bez względu  na to jak ten proces może być nazwany lub powszechnie określany w każdym z Państw Członkowskich.

Stosowanie kodeksu pozostaje bez szkody dla legislacji krajowej oraz przepisów regulujących poszczególne zawody.

            Organizacje oferujące usługi mediacyjne mogą chcieć opracować kodeksy bardziej szczegółowe przystosowane do ich szczególnego kontekstu lub rodzajów usług mediacyjnych, które oferują, jak również w odniesieniu do konkretnych dziedzin, takich jak mediacje rodzinne lub konsumenckie.

1. KOMPETENCJE I MIANOWANIE MEDIATORÓW

1.1 Kompetencje

Mediatorzy są kompetentni i posiadają dużą wiedzę w zakresie procesu mediacji. Istotne czynniki obejmują odpowiednie przeszkolenie i stałe uaktualnianie wykształcenia i praktyki w dziedzinie umiejętności mediacyjnych, uwzględniając wszelkie istotne standardy  lub programy akredytacyjne.

1.2 Mianowanie

Mediator przeprowadza konsultacje ze stronami dotyczące odpowiednich dat, kiedy może odbyć się mediacja. Mediator upewnia się  co do swojego wykształcenia i kompetencji do prowadzenia mediacji przed przyjęciem nominacji i, na wniosek, ujawnia informacje dotyczące wykształcenia i doświadczenia stronom.

1.3 Ogłaszanie/promocja usług mediatorów

Mediatorzy mogą promować swoje praktyki w profesjonalny, uczciwy i godny sposób.

2. NIEZALEŻNOŚĆ I BEZSTRONNOŚĆ

2.1 Niezależność i neutralność

Mediatorowi nie wolno działać, lub jeżeli rozpoczął już działania, kontynuować ich, przed ujawnieniem wszelkich okoliczności, które mogą, lub mogą być widziane jako, wpływające na jego lub jej niezależność lub jako konflikt interesów. Obowiązek ujawniania takich informacji obowiązuje przez cały okres trwania procesu.

Okoliczności takie obejmują:

- wszelkie osobiste lub biznesowe stosunki z jedną ze stron,

- wszelkie finansowe lub inne interesy, bezpośrednio lub pośrednio, związane z wynikiem mediacji, lub

- mediator, lub członek jego lub jej firmy, podjęli działania w roli innej niż mediatora dla jednej ze stron.

W takich przypadkach mediator może przyjąć lub kontynuować mediację jedynie pod warunkiem, że jest pewien, ze jest w stanie przeprowadzić mediację z pełną niezależnością i neutralnością w celu zagwarantowania pełnej bezstronności oraz przy wyraźnej zgodzie stron.

2.2 Bezstronność

Mediator cały czas działa, i stara się być postrzegany jako działający, z bezstronnością w stosunku do stron oraz angażuje się w obsługiwanie na równi wszystkich stron w odniesieniu do procesu mediacji.

3. POROZUMIENIE MEDIACYJNE,

PROCES, ROZSTRZYGNIĘCIE I PŁATNOŚCI

3.1 Procedura

Mediator upewnia się, że strony mediacji rozumieją, czym charakteryzuje się proces mediacji oraz jaka jest w nim rola mediatora i stron.

Mediator gwarantuje w szczególności, żeby przed rozpoczęciem mediacji strony zrozumiały  i wyraźnie zgodziły się na warunki porozumienia mediacyjnego uwzględniając w szczególności wszelkie stosowne przepisy odnoszące się do obowiązku zachowania poufności spoczywającym na mediatorze i stronach.

Porozumienie mediacyjne zostanie, na wniosek stron, sporządzone na piśmie.

Mediator prowadzi postępowanie w odpowiedni sposób, biorąc pod uwagę okoliczności sprawy, uwzględniając możliwy brak równowagi sił oraz poszanowanie prawa, wszelkie życzenia, które  strony wyrażają oraz potrzebę szybkiego rozstrzygnięcia sporu. Strony mogą uzgodnić z mediatorem, na podstawie zbioru zasad lub inaczej, sposób przeprowadzenia mediacji.

Mediator, jeżeli uzna za to użyteczne, może dokonać przesłuchania stron osobno.

3.2 Sprawiedliwość procesu

Mediator zapewnia odpowiednie szanse stron do udziału w  procesie. Mediator, w odpowiednich przypadkach, informuje strony i może zakończyć proces mediacyjny, jeżeli:

- zostaje osiągnięte rozstrzygniecie, które mediator uzna za niewykonalne lub bezprawne, w odniesieniu do okoliczności sprawy oraz kompetencji mediatora do dokonania takiej oceny, lub

- mediator uznaje, że jest mało prawdopodobne, że kontynuowanie mediacji doprowadzi do rozstrzygnięcia.

3.3 Zakończenie procesu

Mediator podejmie odpowiednie kroki w celu zapewnienia, że wszystkie strony osiągają porozumienie poprzez wiedzę i świadomą zgodę, oraz, że wszystkie strony rozumieją warunki porozumienia.

Strony mogą wycofać się z mediacji w każdym momencie bez podania uzasadnienia.

Mediator może, na wniosek stron oraz w ramach swoich kompetencji, udzielić stronom informacji dotyczących sformalizowania porozumienia oraz możliwości wykonania porozumienia.

3.4 Płatności

W przypadkach, gdy nie zostało to wcześniej określone, mediator musi zawsze dostarczyć stronom kompletnych informacji dotyczących trybu odszkodowania, który ma zamiar zastosować. Mediator nie zgadza się na mediację przed zaakceptowaniem zasad dotyczących odszkodowania przez wszystkie zainteresowane strony.

4. POUFNOŚĆ

Mediator utrzymuje w tajemnicy informacje, pojawiające się w związku z procesem mediacyjnym, uwzględniając fakt, że mediacja ma się odbyć lub, że się odbyła, chyba że prawo wymaga inaczej lub ze względu na politykę publiczną. Wszelkie informacje ujawnione jako poufne mediatorom przez jedną ze stron nie będą ujawniane innym stronom bez pozwolenia, chyba że prawo wymaga inaczej.
[1] Kodeks Etyczny Mediatorów Polskich uchwalony przez Społeczną Radę ds. Alternatywnych Metod Rozwiązywania Konfliktów i Sporów przy Ministrze Sprawiedliwości

, maj 2008