Regulamin

Druk CAM nr 002

Regulamin Mediacji Centrum Arbitrażu i Mediacji przy Staropolskiej Izbie Przemysłowo-Handlowej w Kielcach

1. Postanowienia wstępne

Regulamin określa zasady prowadzenia mediacji w Centrum Arbitrażu i Mediacji, zwane dalej „Centrum” przy Staropolskiej Izbie Przemysłowo-Handlowej w Kielcach, zwanej dalej „SIPH”.
Mediacja ma na celu doprowadzenie do ugodowego załatwienia sprawy spornej między stronami.
Mediacja jest prowadzona na zasadach poufności, neutralności i bezstronności, dobrowolności i akceptowalności przez strony osoby mediatora.
Strony sporu mogą być reprezentowane w mediacji przez pełnomocnika, którym może być radca prawny, adwokat, jak i każda inna osoba posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, działająca na podstawie upoważnienia wydanego przez uprawniony organ do reprezentacji strony.
Strony sporu i mediator mogą zgodnie określić odmienne reguły postępowania mediacyjnego niż zawarte w niniejszym Regulaminie.
Centrum pobiera opłaty za postępowanie mediacyjne zgodnie z Taryfą Opłat Mediacyjnych, stanowiącą załącznik do niniejszego Regulaminu.
Prezes Centrum może zawiesić na czas określony opłaty za postępowanie mediacyjne, w części dotyczącej kosztów administracyjnych postępowania mediacyjnego ponoszonych przez Centrum.

2. Wszczęcie mediacji

Mediacja może być wszczęta:
a) na wniosek jednej strony lub obu stron, na podstawie wiążącej je umowy o mediację;
b) przy braku umowy o mediację na wniosek jednej ze stron, jeżeli pozostałe strony wyrażą zgodę na mediację.
Mediację uważa się za rozpoczętą:
a) z chwilą złożenia w Centrum podpisanego przez obie strony lub jedną ze stron wniosku o przeprowadzenie mediacji, jeżeli strony wiąże umowa o mediację wraz z dowodem dokonania opłaty wstępnej w wysokości określonej w Taryfie Opłat Mediacyjnych, obowiązującej w dniu złożenia wniosku, przy czym w przypadku gdy wniosek jest podpisany tylko przez jedną stronę do wniosku należy również załączyć dowód doręczenia jego odpisu drugiej stronie;
b) w każdym innym przypadku niż określony w pkt. a) powyżej z chwilą wyrażenia zgody na mediację przez wszystkie strony pod warunkiem uiszczenia pełnej opłaty przez strony w wysokości określonej w Taryfie Opłat Mediacyjnych obowiązującej w dniu złożenia wniosku.
W przypadku braku wniesienia pełnej opłaty w terminie określonym przez Sekretarza Centrum, postępowanie mediacyjne uważa się za niewszczęte. W przypadku niewszczęcia postępowania, stronom na ich żądanie zwraca się złożone w Centrum pisma i dokumenty dotyczące sprawy spornej.
W przypadku mediacji ze skierowania sądowego do wszczęcia mediacji stosuje się odpowiednie przepisy kodeksu postępowania cywilnego i kodeksu cywilnego.

3. Wniosek o przeprowadzenie mediacji

Wniosek o przeprowadzenie mediacji powinien zawierać:
a) oznaczenie stron i ich pełnomocników, jeżeli zostali ustanowieni, wraz z ich adresami i innymi danymi kontaktowymi (telefon, faks, adres email);
b) oświadczenie stron/strony o wyrażeniu zgody na mediację;
c) określenie żądania;
d) krótki opis okoliczności sporu zaistniałego pomiędzy stronami oraz uzasadnienie żądania;
c) wskazanie mediatora, jeżeli został uzgodniony wcześniej przez strony lub też propozycje mediatorów;
d) oświadczenie stron/strony o zachowaniu poufności przebiegu mediacji;
e) oświadczenie stron/strony o zapoznaniu się i akceptacji treści regulaminu.

Do wniosku należy załączyć kopię umowy o mediację – jeżeli strony zawarły taką umowę na piśmie, a jeżeli zapadło postanowienie sądu o skierowaniu stron do mediacji – odpis postanowienia sądu, oraz dowód wniesienia opłaty wstępnej w wysokości określonej w Taryfie Opłat Mediacyjnych
Jeżeli wniosek o przeprowadzenie mediacji nie odpowiada wymaganiom określonym w ust. 1, Dyrektor Centrum wzywa stronę do uzupełnienia braków w określonym terminie, nie krótszym niż 5 dni.
Wniosek o przeprowadzenie mediacji poprawiony lub uzupełniony w terminie, zgodnie z ust. 3 powyżej, wywołuje skutki od chwili jego wniesienia.
Wniosek o przeprowadzenie mediacji uważa się za doręczony z datą jego wpływu do biura Centrum.
Przepisy RODO są stosowane przez Centrum odpowiednio.

4. Wezwanie drugiej strony do udziału w mediacji

W przypadku określonym w § 2 ust. 1, lit. b) Sekretarz Centrum doręcza drugiej stronie odpis wniosku, o którym mowa w §3 i wzywa ją do złożenia na piśmie oświadczenia, czy wyraża zgodę na mediację oraz do uiszczenia opłaty wstępnej w wysokości określonej w taryfie opłat obowiązującej w dniu złożenia wniosku.
Jeżeli druga strona nie wyraziła zgody na mediację lub nie została w terminie wniesiona opłata wstępna, uważa się, że postępowanie mediacyjne nie zostało wszczęte. Sekretarz Centrum zawiadamia strony o braku możliwości przeprowadzenia mediacji i zwraca wnioskodawcy wpłaconą przez niego opłatę mediacyjną.

5. Wyznaczenie mediatora

Mediację prowadzi jeden mediator lub mediatorzy wskazani przez strony.

Po przyjęciu wniosku o mediację i uiszczeniu przez strony opłaty wstępnej określonej w Taryfie Opłat Mediacyjnych Centrum zawiadamia o tym strony mediacji i może wyznaczyć osobne spotkania proceduralne ze stronami w ciągu pięciu (5) dni roboczych (chyba, że umówią się inaczej) w celu określenia przedmiotu mediacji, wyboru mediatora, itp.

Centrum przedstawia stronom listę mediatorów dla wspólnego wyboru mediatora. Jeżeli strony nie osiągną porozumienia, co do wyboru, Centrum zażąda od każdej ze stron wskazania pięciu preferowanych nazwisk z listy mediatorów w kolejności preferencji, w ciągu pięciu (5) dni roboczych. Jeżeli pojawi się wspólne nazwisko, oznaczać to będzie wybór mediatora. Jeżeli powtórzą się więcej niż jedno nazwisko wybór dokonany będzie według wskazanej preferencji.
Jeżeli strony nie wskazały mediatora zgodnie z ust. 2 powyżej, mediatora wyznacza Prezes Centrum z listy mediatorów Centrum.
Sekretarz Centrum zawiadamia niezwłocznie osobę powołaną do pełnienia funkcji mediatora. a

mediator niezwłocznie potwierdza przyjęcie funkcji mediatora w określonej sprawie, nie później niż w terminie trzech (3) dni roboczych.

Centrum podpisuje z mediatorem umowę na prowadzenie mediacji, wg wzoru odrębnie ustalonego.
W przypadku, gdy wskazany mediator nie może prowadzić mediacji, odmówił prowadzenia mediacji lub został skreślony z listy mediatorów, Dyrektor Centrum wzywa strony do wskazania innego mediatora w terminie pięciu (5) dni roboczych, zgodnie z procedurą określoną w ust. 2 powyżej.
Mediator powinien być bezstronny i niezależny przez cały czas trwania postępowania mediacyjnego oraz bezzwłocznie ujawnić stronom wszelkie okoliczności, które mogą budzić wątpliwości co do jego bezstronności i niezależności.
Strony mogą w trakcie mediacji zrezygnować z mediatora bez zakończenia postępowania mediacyjnego. W takim przypadku stosuje się postanowienia ust. 2 i 3 powyżej.
Strony mogą powołać więcej niż jednego mediatora. W takim wypadku przepisy niniejszego paragrafu stosuje się odpowiednio.
Funkcji mediatora w postępowaniu mediacyjnym toczącym się na podstawie niniejszego Regulaminu nie może pełnić Prezes Centrum, Dyrektor Centrum, Sekretarz Centrum oraz pracownicy Centrum.

6. Postępowanie mediacyjne

Centrum udziela mediatorowi pomocy w ustaleniu miejsca i czasu posiedzenia mediacyjnego.
Mediator prowadzi mediację w sposób jaki uzna za właściwy, z poszanowaniem wszelkich reguł wynikających z przepisów prawa, etyki, niniejszego Regulaminu i umowy o mediację, kierując się zasadami bezstronności, neutralności i dobrowolności mediacji.
Mediacja może być prowadzona z wykorzystaniem technologii komunikowania się na odległość, tj. z wykorzystaniem środków technicznych przekazujących obraz i dźwięk na odległość (wideokonferencje, telekonferencje).
Strony na posiedzeniach mediacyjnych powinny być reprezentowane przez osoby posiadające prawo do zawarcia ugody bez potrzeby potwierdzania jej warunków z osobami trzecimi.
Strony powinny w dobrej wierze współpracować z mediatorem.
Mediator prowadzi mediację w sposób, jaki uzna za właściwy, z poszanowaniem wszelkich reguł wynikających z przepisów prawa, etyki, niniejszego Regulaminu i umowy stron, kierując się zasadami bezstronności, neutralności i dobrowolności mediacji.
Strony powinny w dobrej wierze współpracować z mediatorem.
Mediator może komunikować się ze stronami wspólnie lub z każdą z nich z osobna, dokładając jednak starań o zachowanie symetrii w takich indywidualnych kontaktach ze stronami.
Mediator powinien dołożyć starań, aby strony porozumiały się podczas pierwszego posiedzenia wspólnego.
Postępowanie mediacyjne jest poufne. Strony i mediator, a także organy i pracownicy Centrum są w szczególności obowiązani do nieujawniania osobom trzecim treści propozycji ugodowych lub innych oświadczeń składanych w postępowaniu mediacyjnym, a także do niepowoływania się na nie w postępowaniu arbitrażowym lub sądowym.
Z przebiegu postępowania mediacyjnego mediator sporządza zwięzły protokół, w którym oznacza:
a) miejsce i czas prowadzenia mediacji i ilość odbytych posiedzeń;
b) imiona i nazwiska (nazwy) stron oraz mediatora oraz innych osób biorących udział w mediacji;
c) wynik postępowania.
Jeżeli strony zawarły ugodę przed mediatorem, jej treść podpisaną przez strony i mediatora

dołącza się do protokołu.

Odpisy protokołu doręcza się stronom.

7. Zakończenie postępowania mediacyjnego

Postępowanie mediacyjne kończy się w przypadku:
a) zawarcia przez strony ugody przed mediatorem;
b) zawiadomienia strony przez drugą stronę, że rezygnuje z mediacji;
c) wysłania przez Dyrektora Centrum lub przez mediatora do strony pisma związanego z mediacją wymagającego odpowiedzi i braku udzielenia tej odpowiedzi w wyznaczonym terminie;
d) z upływem 30 dni od dnia potwierdzenia przyjęcia funkcji przez mediatora lub innego terminu określonego przez strony;
e) złożenia przez mediatora oświadczenia na piśmie o bezcelowości lub niemożności dalszego prowadzenia postępowania mediacyjnego;
f) zakończenia mediacji stosownie do postanowień umowy.
Niezależnie od metody zakończenia postępowania, po jego zakończeniu mediator sporządza

protokół z mediacji.

8. Postanowienia końcowe

Postępowanie mediacyjne jest całkowicie poufne dla wszystkich stron i mediatora (mediatorów) i żadne okoliczności i stwierdzenia poczynione w mediacji nie mogą być ujawnione przez uczestników bez zgody obu stron, lub wymagane przez prawo.
Zasady etyki zawarte w Kodeksie Etycznym Mediatorów Polskich, Europejskim Kodeksie Postępowania Mediatorów oraz Standardy prowadzenia mediacji i postępowania mediatora uchwalone przez Społeczną Radę do spraw Alternatywnych Metod Rozwiązywania Konfliktów i Sporów przy Ministerstwie Sprawiedliwości stanowią integralną część niniejszego Regulaminu.
Wszystkie przepisy niniejszego Regulaminu, gdy będzie to wymagane, podlegają wyłącznej interpretacji przez Prezesa Centrum.
Za wyjątkiem przypadków winy umyślnej, mediator i Centrum nie ponoszą odpowiedzialności cywilnej wobec uczestników mediacji w związku z działaniami lub zaniechaniami w mediacji podjętej, rozpoczętej w całości lub części na podstawie niniejszego Regulaminu.
Niniejszy Regulamin został przyjęty uchwałą Zarządu SIPH z dnia 01.08.2018 r. i obowiązuje od dnia 01.08.2018 r.

Zał. nr 1: Taryfa Opłat Mediacyjnych.